Vor- und Nachteile bei der Verwendung von SharePoint als eQMS-Lösung
SharePoint, eine beliebte Kollaborationsplattform von Microsoft, bietet zahlreiche Merkmale und Funktionen, die es zu einer Option für Unternehmen mit dem Bedarf an einem elektronischen Qualitätsmanagementsystem (eQMS) werden lassen. Doch wie jedes System hat auch SharePoint seine eigenen Vor- und Nachteile, insbesondere im Bereich eQMS, die man unbedingt berücksichtigen sollte. In diesem Artikel werden wir uns mit den Vor- und Nachteilen der Verwendung von SharePoint als eQMS-Lösung befassen.
Vorteile:
- In Microsoft 365 / Office 365-Abonnements enthalten: Ein wesentlicher Vorteil der Verwendung von SharePoint als eQMS-Lösung ist, dass es bereits in den Microsoft 365 / Office 365-Abonnements enthalten ist. Dies bedeutet, dass Unternehmen, die diese Abonnements bereits nutzen, ohne zusätzliche Kosten Zugang zu SharePoint haben.
- Geringer Implementierungsaufwand (funktioniert wie eine gemeinsame Ablage): Die Implementierung von SharePoint als Dokumentenspeicher ist relativ einfach, da es ähnlich wie eine Dateifreigabe funktioniert. Die Benutzer können sich schnell mit der Oberfläche vertraut machen und mit der Verwaltung von Dokumenten beginnen.
- Einfache Backups oder Snapshots von Dokumenten: SharePoint ermöglicht einfache Backups oder Daten-Snapshots von Dokumenten und bietet Unternehmen damit eine Möglichkeit, ihre Daten im Falle eines versehentlichen Löschens zu sichern.
Nachteile:
- Einschränkungen der Versionskontrolle: Die von SharePoint bereitgestellte Versionskontrolle ist kein Ersatz für ein spezielles Versionierungsverfahren in einem QMS. Obwohl durch das Speichern von Dokumenten neue Dateiversionen in SharePoint erstellt werden, hat das Dokument selbst möglicherweise keine eindeutige Version oder Revision, was zu Problemen führen kann.
- Komplexe Ordnerstrukturen und Berechtigungskontrolle: Die ordnungsgemäße Pflege von SharePoint-Ordnerstrukturen und die Implementierung einer umfassenden Berechtigungskontrolle kann zu einer Herausforderung werden, insbesondere wenn mehrere Benutzer auf Dateien zugreifen und diese ändern.
- Fehlender Überblick über “effektive” Dokumente: Die fehlende Übersicht über aktive, “effektive” Dokumente in SharePoint kann dazu führen, dass Duplikate heruntergeladen oder gespeichert werden, was zu Redundanz und potenzieller Verwechslung führt.
- Manuelle Verfolgung der Überprüfungszyklen von Dokumenten: Überprüfungszyklen für bestehende Dokumente müssen manuell mit externen Tools wie Outlook-Kalendereinträgen überwacht werden, was zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler sein kann.
- Manuelle Organisation der Dokumentenverteilung und Schulung: SharePoint bietet keine automatischen Funktionen für die Schulung oder Verteilung von Dokumenten. Folglich müssen sich Organisationen auf manuelle Methoden verlassen, wie das Versenden von E-Mails oder das Drucken von Dokumenten, um eine effektive Verbreitung zu gewährleisten.
- Manuelle Bewertung der Auswirkungen von geänderten Dokumenten: Wenn Dokumente aktualisiert werden, kann die manuelle Bewertung der Auswirkungen und die Identifizierung der Personen, die geschult oder informiert werden müssen, mühsam und anfällig für Flüchtigkeitsfehler sein.
- Manuelle Ausführung von Genehmigungsverfahren für Dokumente: Genehmigungsprozesse für Dokumente in SharePoint müssen ebenfalls manuell ausgeführt werden, was häufig bedeutet, dass einzelne Personen bei Kollegen nachhaken müssen, um Unterschriften und Genehmigungen einzuholen.
- Zusätzliche Sicherungslösungen für langfristige Speicherszenarien erforderlich: Wenn Langzeitspeicherung ein Muss ist, müssen Unternehmen neben SharePoint zusätzliche Backup-Lösungen implementieren, um sicherzustellen, dass wichtige Daten über einen längeren Zeitraum sicher gespeichert sind.
Darüber hinaus kann die Verwendung von SharePoint als eQMS-Lösung für Unternehmen, die sich Audits stellen müssen oder für die spezifische gesetzliche Anforderungen gelten, die folgenden weiteren Herausforderungen mit sich bringen:
- Vorbereitung auf Audits: Die Vorbereitung auf Audits, einschließlich der Überprüfung von Dokumenten, der Suche nach veralteten Informationen und der Sicherstellung von Schulungen, kann zeitaufwändig sein, wenn alle Dateien manuell auf SharePoint gespeichert werden.
- Elektronische Unterschriften: Wenn für Dokumente Unterschriften erforderlich sind, müssen sie gescannt und in einer Ordnerstruktur neu hochgeladen werden, die für jede unterzeichnete und genehmigte Änderung immer unübersichtlicher werden kann.
- Kosten für Lösungen von Drittanbietern: Die Implementierung von Drittanbieterlösungen zur Erstellung elektronischer oder digitaler Signaturen in SharePoint kann oft kostenintensiver sein als die Entscheidung für eine robuste echte eQMS-Lösung.
- Einschränkungen bei Sicherheit und Logging: Da jeder SharePoint-Administrator Dokumente aus der Freigabe löschen kann, fehlt es an Sicherheit, wenn es darum geht, einen Audit-Trail von Dokumentenaktionen aufrechtzuerhalten, was zu Problemen bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften führen kann.
Vorteile von eQMS Lösungen
SharePoint bietet zwar einige praktische Funktionen, aber gleichzeitig sollten Unternehmen auch spezielle eQMS-Lösungen in Betracht ziehen, die die folgenden Vorteile bieten können:
- Effizienzgewinne: Die erfolgreiche Einführung von eQMS-Lösungen kann zu Effizienzsteigerungen von 20 % bis 40 % bei der für die Verwaltung von Dokumenten aufgewendeten Zeit führen. Diese Lösungen rationalisieren Prozesse und automatisieren manuelle Aufgaben, so dass sich das Qualitätsmanagement auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann, z. B. auf die Verbesserung der Qualität und die Bearbeitung von Problemen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SharePoint eine Option für Unternehmen sein kann, die eine einfache Dokumentenspeicherung wünschen. Die Einschränkungen bei der Versionskontrolle, der Übersicht über die Dokumente, der manuellen Nachverfolgung und der fehlenden Automatisierung können jedoch eine Herausforderung für Unternehmen darstellen. Dedizierte eQMS-Lösungen bieten umfassende Funktionen, die zu erheblichen Effizienzsteigerungen und einer verbesserten Ressourcenzuweisung führen können. Bevor eine Entscheidung für die richtige Lösung getroffen wird, sollte jede Organisation ihre Anforderungen sorgfältig prüfen und die mit den einzelnen Optionen verbundenen Kompromisse evaluieren.
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