Schweizer Taschenmesser vs. Skalpell im Qualitätsmanagement
Verwirrende oder unklare Prozesse gefährden leicht die Einhaltung von Normen oder Anforderungen durch das Unternehmen. Für ein schlankes und umfassendes Qualitätsmanagementsystem ist es unerlässlich, Prozesse zu erkennen, die sich nicht mehr auf ihren eigentlichen Zweck beschränken.
Wenn ein neues Qualitätssystem entsteht, erhält es sprichwörtlich die DNA der aktuellen Unternehmensprozesse und der festgelegten Normen. In der Nutzungsphase des Qualitätssicherungssystems und bei der Feststellung von Mängeln im Rahmen von Audits oder einfach bei der täglichen Arbeit ergibt sich die Notwendigkeit, das System zu verbessern. Bei der Verbesserung des Systems geht es häufig darum, die Bereiche zu “flicken”, die defekt zu sein scheinen oder nicht gut funktionieren. Das Hinzufügen von Checklisten, zusätzlichen Überprüfungen oder Kontrollen erscheint oft als eine logische Lösung, um das System zu stärken. Im Laufe der Zeit entwickeln sich die Prozesse des Qualitätssystems zu einem Schweizer Taschenmesser, in das neben der Klinge (dem Hauptzweck des Prozesses) alle möglichen Zusatzfunktionen eingebaut sind. Mit einem Schweizer Taschenmesser ausgestattet, kann der Prozessverantwortliche darauf vertrauen, dass er mit jeder Situation, die sich ergeben könnte, zurechtkommt.
Probleme mit Mehrzweck-Prozessen
Da ein Produktionsunternehmen viele Prozesse benötigt, um alles von der Kundenkommunikation über die Konstruktion, die Beschaffung, die Fertigung und die Lieferung zu verwalten, kann die Anzahl der Mehrzweckprozesse schnell überwältigend werden. Dies ist ein noch größeres Problem für Unternehmen, die sich im Wachstum befinden oder eine hohe Mitarbeiterfluktuation aufweisen. Wenn neue Mitarbeiter in das Unternehmen eingeführt werden, ist es für sie oft schwierig, das richtige Werkzeug (den richtigen “Prozess”) für ihre Aufgabe zu finden.
Alle Tätigkeiten, die nicht zum Hauptzweck des Prozesses gehören, sollten in andere Prozesse "ausgelagert" werden, die die Aufgabe besser und schneller erledigen können.
Das Skalpell hingegen ist für einen einzigen Zweck gebaut, nämlich um die Arbeit (“Schneiden”) korrekt und schnell zu erledigen. Wenn ein Schnitt erforderlich ist, ist es für den Benutzer offensichtlich, dass das Skalpell das richtige Werkzeug für diese Aufgabe ist. Verfahren, die für einzelne Zwecke entwickelt wurden, sind leichter auszuwählen. Sie sind in der Regel effektiver in der Anwendung.
Agilität durch Präzision
Bei der Definition eines Prozesses beginnt alles mit der Angabe des Zwecks. Der Zweck sollte dem Namen des Prozesses treu bleiben. Alle Aktivitäten, die nicht zum Kernzweck des Prozesses gehören, sollten an andere Prozesse “ausgelagert” werden, die die Aufgabe besser und schneller erledigen können. Dieser Ansatz schafft enorme Flexibilität und sollte von jedem angewendet werden, der sein Qualitätssystem automatisieren möchte.
Ein sehr gängiges Beispiel für einen “Swiss Army Knife”- sind Prozesse für fehlerhafte Materialen. Neben der Identifizierung, Aussonderung, Bewertung und Entsorgung des fehlerhaften Produkts umfassen viele Unternehmen auch die Untersuchung, Ermittlung der Ursachen, Korrekturen und Verbesserungsmaßnahmen. Der Hauptzweck des Prozesses für fehlerhaftes Material besteht darin, fehlerhaftes Material ab dem Zeitpunkt seiner Identifizierung bis zu seiner Entfernung oder Beseitigung zu verwalten. Durch die Einbeziehung weiterer Aktivitäten in den Prozess für fehlerhaftes Material, wie z. B. Untersuchung, Korrektur oder Verbesserungsmaßnahmen, wird die Ausführung des Prozesses schwerfälliger und zeitaufwändiger. Leider ist dies oft nicht der gravierendste Nebeneffekt. Das größere Problem ist, dass die meisten zusätzlichen Aktivitäten, wie z. B. Ursachenanalysen, zwar durchgeführt werden, aber nicht vollumfänglich. Dies hat zur Folge, dass die Organisation nicht nur mehr “waste” (LEAN) verursacht, sondern auch ihr Compliance-Risiko deutlich erhöht.
Conclusio
Beseitigen Sie Redundanzen in Ihrem Qualitätssystem, indem Sie definierte “Einzweck”-Prozesse entwickeln, um die Einhaltung der Vorschriften, die Wirksamkeit und die Effizienz zu verbessern.
